Algunos puntos a considerar en un Modelo de Gestión por Procesos

Desde hace más de 15 años que me he involucrado profundamente en temas de Gestión por Procesos, en algún Blog previo había compartido con ustedes las diferencias entre Administración de Procesos vs. Administrar por Procesos, y ahora quiero compartirles una reflexión que me ha pasado últimamente sobre el tema de Gestión por Procesos o Administración por Procesos.

Una vez que una organización asimila las implicaciones y beneficios de una administración basada en procesos, la tentación es seguir trabajando bajo la misma forma, es decir como tradicionalmente se gestiona, funcionalmente (verticalmente), pero ahora con procesos documentados sin lograr dar el paso a una organización que trabaja coordinada de forma horizontal. Por eso lo primero que por naturaleza se realiza es un proyecto para definir los procesos y de acuerdo al nivel de madurez de la organización, con respecto al tema de procesos, es el tipo y alcance que se le da al mismo.

Lo más común que nos encontramos es con proyectos de documentación y mapeo de procesos. Esa es la tentación e inercia natural: mapear, definir. Siendo honesto, dar este paso ya es un gran paso. El dedicar tiempo y presupuesto a tener documentado de una forma estándar y homologada lo que realizamos en la organización es un paso créanme enorme. Muy pocas organizaciones le dedican el tiempo suficiente y los recursos a contar con una metodología, equipo y proyectos para tener claro cómo se realizan las cosas y con ello tener un punto de partida para poder mejorarlas con mucha mayor claridad. Por lo tanto debemos de felicitar a todas estas empresas.

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2016 – El año del agradecimiento

2016 – El año del agradecimiento

Algo tan simple y tan complejo en la realidad humana el de decir “gracias” a las personas, a los líderes, a los padres, en general a toda persona con la que nos cruzamos en nuestra vida diaria.

El agradecer de manera sincera nos hace vernos en nuestra justa dimensión, el saber que no podemos caminar en la vida solos 100%, que requerimos de alguien más o de “alguienes” más para poder simplemente sobrevivir; así de fácil.

En la actualidad si no existieran los supermercados, aunque algún lector piense que me veo muy capitalista, no tendríamos mucha posibilidad de poder tener los ingredientes para poder preparar los alimentos; los médicos y hospitales para poder curarnos; las farmacéuticas que nos proveen las medicinas, entre muchas industrias que nos han facilitado la vida y nos dan la oportunidad de tener un trabajo, ya sea como empleado o proveedor, para poder vivir bajo la realidad del siglo 21.

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Pincelando el futuro en las organizaciones

En mi vida en mis diferentes roles de consultor, coach, terapeuta, mentor, docente, padre, esposo y amigo, entre tantos roles que todos tenemos en la vida, es muy común encontrarme con procesos que son sistémicos, lo cual es natural, ya que el Universo en sí tiene comportamientos sistémicos, la vida tiene comportamientos sistémicos, las organizaciones y las personas tienen comportamientos sistémicos, donde las personas primeramente son impactadas por un sin número de sistemas alrededor y éstas impactan a las organizaciones, como dijera mi maestro de filosofía en la maestría de educación, estemos de acuerdo o no, nos guste o no.

Simplemente el comportamiento de nuestro astro rey impacta la vida de todo ser vivo de este nuestro planeta y de todos los planetas que componen nuestro sistema solar. Sabemos que tiene un comportamiento sistémico al día de hoy, por lo que podemos predecir las estaciones del año, anticipar que existen eras glaciares e incluso calcular eventos solares como son las explosiones solares.

Así como a niveles de física cuántica se vislumbran comportamientos sistémicos, es posible identificar en las empresas comportamientos que son sistémicos, teniendo impactos en los resultados de la misma, resultados de negocio, de ambiente de trabajo, de motivación, en la sociedad, entre muchos otros.

La cultura popular es sabía y tenemos múltiples refranes: si funciona no le muevas, si le funciona haga más de lo mismo, para qué cambiar si las cosas están bien, chango viejo no aprende maroma nueva. Estos refranes desde mi observador reflejan un entendimiento del entorno de forma sistémica.

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Administración por Procesos vs. Administración de Procesos

En mi vida como consultor, mentor y docente es muy común encontrarme con la confusión de la Administración por Procesos como la Administración de Procesos, o viceversa. Pareciera que es lo mismo, cuando en realidad son dos cosas similares pero no iguales, que en la mayoría de las ocasiones las intercambian o las utilizan de forma indistinta.

En la actualidad el mencionar o hablar de Procesos está muy presente en el lenguaje de las personas en las organizaciones, frases del tipo “verifica si el proceso cumple con lo que necesitamos”, “adecúen el proceso para que realice lo que debe de realizar”, “habla con las personas para que ejecuten el proceso”. En las frases anteriores hay una mezcla de conceptos que posteriormente abordaremos con mayor detalle. Lo que nos atañe en este artículo es identificar la diferencia de Administración por Procesos vs. Administración de Procesos.

El primero se refiere a la gran aportación de Porter sobre la cadena de valor donde una organización se gestiona a través de sus procesos de forma horizontal donde el cliente es la razón de sus procesos, donde la organización funcional se convierte en una red de colaboración.

El segundo, la Administración de Procesos, tiene dos vertientes. La primera y más común es el uso de procesos de forma vertical, del área, donde los procesos están diseñados para el área o función, no para la cadena de valor.

La segunda vertiente se refiere, y muy poco utilizada en la realidad, a la entidad o modelo de trabajo para gestionar la cadena de valor. Definitivamente el mundo se mueve hacia la propuesta de Porter cada vez con mayor fuerza, encontrando resistencias naturales de los modelos funcionales, ya que entre una de tantas características de un Modelo de Administración por Procesos, son las redes de colaboración que son la evolución del modelo funcional-jerárquico.

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Las nuevas generaciones tanto la Millenium, y más la Z, nacieron ya bajo los modelos de redes de colaboración que las organizaciones. Entiéndase las personas que gestionan a dichas organizaciones van a cambiar de forma natural en algunos casos si están listos para el cambio, o puede ser muy doloroso sino aceptan que el mundo de la gestión está dando un giro.

Muchos de los negocios que se abren actualmente ya están naciendo bajo esquemas de trabajo de redes de colaboración, por lo que migrar o implementar el Modelo de Administración por Procesos va ser muy simple.

Otro de los aprendizajes importantes que habla de procesos y mencionarlo, e incluso tenerlos documentados, no implica que trabajemos en un modelo de Administración por Procesos bajo el precepto de la Cadena de Valor centrado en el cliente de Porter. En la mayoría de los casos estamos trabajando en modelo de Administración de Procesos.

Unas de las pistas para identificar bajo qué modelo está la organización es escuchar las conversaciones de los miembros de la organización, si en las conversaciones se utilizan palabras o frases como las siguientes:

  • Mi jefe me indicó.
  • Es que el área de logística no cumplió.
  • Es que el departamento de servicio no quiere asistir.
  • Es que los procesos del departamento de producción son los mejores.
  • Mi función tiene esas responsabilidades.

Estas frases u otras que se refieran más a los modelos de gestión de Administración de Procesos.

Ahora si esas frases son como las siguientes:

  • Mi líder de proceso me indicó.
  • Es que el proceso de logística no cumplió.
  • Es que el equipo de procesos de servicio no quiere asistir.
  • Es que los procesos de producción son los mejores desplegados.
  • En mis responsabilidades están esos

Este tipo de frases se refiere más a un modelo de Administración por Procesos.

Te agradezco que me leas, espero tus comentarios para seguir debatiendo en este apasionante mundo de Administración por Procesos. Te deseo que tengas un excelente día, bendiciones para todos.

Tus pensamientos se convierten en realidad; selecciona los mejores.

Emilio

emilio.torres@deho.mx

Aspectos que evalúa un líder de sus colaboradores de manera inconsciente

En esta semana un muy buen amigo me preguntó, ¿Qué necesito para ser ascendido? Él tiene un muy buen nivel dentro de la organización donde labora. En mi entendimiento tiene buenos resultados, está bien posicionado, bien evaluado. Entonces las variables pueden ser otras para que las personas puedan lograr ese crecimiento que buscan.

La respuesta a esa pregunta puede tomar varias líneas las cuales todas son válidas. La primera línea que puede tomar es cuáles son tus resultados de negocio, tu cumplimiento de objetivos y metas. Usualmente quien realiza la pregunta, por su nivel ha cumplido con esos puntos y los ha superado en la mayoría de los casos, por lo que abordar esta línea puede terminar en un callejón sin salida porque ya logré y ya superé todo lo establecido, usualmente para poder dar más requiero estar en el siguiente nivel dentro de la organización.

Otra de las líneas que puede tomar la respuesta es qué tan grande es tu unidad de negocio con respecto a tus pares, y usualmente son más o menos del mismo tamaño, por lo que entrarle a este tema también pudiera concluir en otro callejón sin salida en el cual pudiera trabajar en caso de que las unidades de negocio o responsabilidades sean diferentes. Claro está que el crecimiento en la organización está relacionado con el tamaño de negocio que tengo y cómo lo he crecido, y cuánto más lo pudiera crecer en el siguiente nivel.

Como el tema de metas y objetivos, y el de crecimiento en ventas, no eran los factores en su caso, me metí a darle una respuesta más del lado humano que definen quién puede o no crecer en una organización, incluso en algunos casos sin tener los otros dos puntos cubiertos al 100%.

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De Kishore Shahani, aprendí hace algunos años que era muy importante tener una evaluación muy simple sobre las personas con lo cual como directivo te da certidumbre del equipo que colabora contigo. El me enseñó que a las personas las podemos evaluar por:

  • Confianza.
  • Respeto.
  • Honestidad.

Ese aprendizaje me ha funcionado a lo largo de mi carrera profesional, me ha facilitado de una forma muy rápida y sencilla en poder identificar a las personas tanto de mi equipo como de otros equipos. Es claro que no es una evaluación infalible, pero ayuda mucho.

Dado mi interés en el comportamiento humano y mi propia experiencia, esas variables las he modificado un poco a las siguientes:

  • Confianza.
  • Transparencia.
  • Respeto.
  • Compromiso.
  • Capacidades.

Y las cambié porque me di cuenta que, como ser humano, evaluamos de manera natural a las personas en estos aspectos, nos demos cuenta o no. Todo ejecutivo evalúa en su interior a su equipo en esas variables de forma inconsciente la mayoría de los casos, sobre todo en aquéllos en que se asignan responsabilidades o proyectos en el día a día.

A quién no le ha tocado estar en una empresa y que le pidan realizar algo que no tiene nada que ver con sus “responsabilidades”, o ver que les asignan a ciertas personas siempre las cosas “importantes”.

Todas las organizaciones tienen “misiones especiales”, que son aquellos proyectos específicos o situaciones que se presentan que deben de ser resueltos, y da la casualidad que existen personas que siempre les “toca” tomar cargo y resolver eso. Incluso en algunas organizaciones que he conocido hay personas que toda su vida profesional en esa organización se la han pasado de “misión especial, en misión especial” y siempre las personas se preguntan qué “puesto” tendrá esa persona, que no tiene una responsabilidad operativa, pero está en todo.

Esas personas se han posicionado en las personas dentro de los aspectos de confianza, transparencia, respeto, compromiso y capacidades.

Les comparto mi definición para estos aspectos que estoy compartiendo.

 

Confianza

Es la capacidad más importante que valora un directivo. Deposita su confianza en las personas aquellas responsabilidades especificas donde la persona puede o no tener el dominio técnico, pero tiene la confianza en que la persona cumplirá las responsabilidades, además de que lo mantendrá informado. La confianza es la suma de todas: si hay una falla en la confianza, automáticamente se cae el resto sin importar qué bien posicionado esté en los otros puntos.

 

Transparencia

Originalmente este comportamiento Shahani  lo definió como Honestidad, y tiene que ver mucho; en el tiempo yo lo he evolucionado a Transparencia. Honestidad es un valor, se es o no se es honesto, y en mi experiencia se puede ser honesto, pero no transparente. Lo que los directivos en realidad valoran es la transparencia, incluso de aquellas personas que no están de acuerdo con su liderazgo o sus decisiones, pero que se lo dices en el lugar y de la forma adecuada siendo transparente con él; eso lo valora y comprende un buen líder. Transparencia se refiere también a no tener agendas ocultas, que las personas tienen siempre las cartas sobre la mesa, no hay secretos, comparten información, dan los resultados como son, comunican las situaciones dentro de su organización, entre otros temas. No se requiere andar realizando una arqueología de información para conocer cómo es la realidad en su organización.

 

Respeto

Tiene múltiples aristas, una de ellas es: el directivo valora que sus colaboradores, saben el momento y el lugar donde lo confrontan a él. En otras palabras, saben cuidar las formas al momento de cuestionar y dar retroalimentación de su labor y decisiones. Incluso valora que lo reten con respeto, no se trata de que le digan que sí a todo, pero siempre existen formas de cómo realizar ese debate de ideas.

Otras de las aristas es que el directivo lo respeta porque reconoce las capacidades y los logros del colaborador, en los diferentes ámbitos, conocimientos, liderazgo, resultados, entre muchos otros.

 

Compromiso

Es la competencia de cumplir promesas. El directivo valora el nivel de cumplimiento de las promesas establecidas con él por parte de la persona. El cumplimiento de promesas es un factor importante para lograr la confianza, nuestro primer punto. Mientras el nivel de cumplimiento de promesas sea lo más alto posible, muy seguramente tendremos un buen nivel de confianza.

 

Capacidades

Finalmente existe un factor que tiene que ver con las competencias y habilidades que el directivo reconoce de sus colaboradores de forma individual, por lo cual puede delegar responsabilidades que requieren cierto conocimiento especifico. No deja de ser muy relevante en algunas organizaciones el contar con ciertas capacidades especificas y sobre todo que las personas reconozcan a las personas con estas capacidades.

 

Al compartirle esto a mi amigo se dio cuenta que todos los colaboradores de su líder cumplen con los cinco puntos que estoy comentando. Lo importante es que no se trata de cumplir sino de incrementar cada uno de estos. Le comenté que si todos los colaboradores no cumplen con un nivel aceptable estos puntos, ya no serían colaboradores de su líder.

 

Algo que es muy relevante es que la confianza es el preponderante, es el que domina: si se rompe esa liga, el resto bajan de importancia. Lo que sí es cierto es que los otros cuatro incrementan esa confianza con el líder, y por lo tanto pueden romperla o disminuirla. Al final del camino somos seres humanos y las decisiones las tomamos la mayoría de las veces con el instinto, con ese sexto sentido que ronda y que es influenciado por las emociones y estados de ánimo. El que una persona genere confianza en otro, genera las emociones e influye en el estado de ánimo de los que toman las decisiones al momento que toman las decisiones.

 

En otras palabras, a quien va seleccionar un directivo de una terna de sus colaboradores, muy seguramente será el que mas confié, el que le dé más confianza de que va a dar los resultados que el requiere. Eso no significa que en los otros dos no confíe; simplemente confía un poco menos.

 

Realiza un ECOI (entrevista con el otro interiorizado) donde evalúes cada uno de los cincos aspectos como si fueras tu líder, pensando que si le preguntamos a tu líder sobre esos puntos qué contestaría. Puedes usar la escala que gustes, pero una rápida puede ser del 1 al 10 u otra más sencilla, de Bajo, Bueno, Alto.

 

De acuerdo a lo que encuentres podrás trabajar en cómo incrementar esos resultados, que todos deben de conllevar a incrementar esa confianza. Para un líder evaluar estos aspectos de manera consciente le ayuda a tomar decisiones y le permite conformar equipos de trabajo de alto desempeño. Espero que les sea de utilidad este aprendizaje que hemos obtenido a través de nuestra Experiencia en Acción.

 

Te deseo que tengas un excelente día, bendiciones para todos.

 

Tus pensamientos se convierten en realidad; selecciona los mejores.

 

Emilio

 

 

Nueva oferta de servicio: GaussSoftPAS, Analítica y Rentabilidad de Costos

 
Se une a la comunidad GQS Business Groupempresa de consultoría especializada en el incremento en la rentabilidad y en la optimización de costos de las empresas.
GQS es GaussSoft en México, representando las soluciones analítica de vanguardia de la suite Guass en esta región. Dentro de sus soluciones se encuentra GaussSoftPAS, solución de análisis que facilita la gestión de costos dando información precisa y de alto valor para hacer diferentes tipos de análisis que llevan a una toma de decisiones con impacto directo en la rentabilidad del negocio.
GaussSoftPAS es una solución madura con más de 19 años y más de 100 clientes implementados. Las más recientes implementaciones en Monterrey han sido en el Hospital Christus Mugerza y Pastelería Lety.
Algunas ventajas y beneficios inmediatos que obtienen las empresas al implementar GaussSoftPAS son:
  • Obtienen información precisa de costos y rentabilidad para diferentes tipos de análisis que guía a decisiones de alto impacto en los resultados del negocio
  • Les ayuda a identificar pérdidas y ganancias ocultas (Servicios, productos, clientes, zonas, canales rentables y no rentables)
  • Les da los elementos de costos fijos, variables y rentabilidad por cliente, línea de producción, etc., fundamentales para las estrategias de precios, cotizaciones y negociaciones.
  • Da la capacidad a los directivos para tomar decisiones mas precisas sobre las diferentes unidades de negocio, pero sobretodo de forma anticipada.
  • Permite impulsar Unidades de Negocio, Servicios y/o productos generando impactos positivos en el negocio.
Con esta alianza DEHO fortalece su oferta de Consultoría, brindando servicios integrales a todos sus clientes.
Mayor información sobre GQS Business Group y su solución GaussSoftPAS se encuentra disponible en esta liga:

http://gqs.com.mx/marketing/gauss_soft/general/#home

O envíanos un correo a mercadotecnia@deho.mx

Nueva Oferta DEHO: Evaluación y Control de Confianza en los negocios

Se une a la comunidad DEHO, empresa certificada y especializada en México en el uso de tecnologías de Polígrafo y “Eye-Detect”. Con esta integración, DEHO amplía su oferta de negocio en servicios de Capital Humano, apoyando a todas aquellas organizaciones públicas y privadas que busquen ser más asertivos en sus procesos de incorporación de personal confiable y competente.

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La evaluación permanente en los empleados además de ayudarnos a identificar estados de ánimo, desempeño y capacidad, nos ayuda a disminuir los riesgos en las organizaciones por fraudes, robo de información, beneficios ilícitos, entre otros. Las evaluaciones de control de confianza nos permiten también ser más eficientes y asertivos en la selección de nuestro personal durante el proceso del pre-empleo.

Otros servicios que forman parte de esta integración son:

  • Atracción del Talento: Diseño de Perfiles de puesto, Reclutamiento Ejecutivo, Reclutamiento Masivo y Reclutamiento Parcial
  • Evaluaciones de Poligrafía: Evaluación Pre-Empleo, Evaluación de Permanencia, Evaluación Específica.
  • Estudios de Entorno Social
  • Estudios Medico-Toxicológicos
  • EYE-DETECT

Mayor información sobre esta cartera de servicios da clic en nuestra página web:
http://www.deho.mx/comunidad/capital-humano/

 

Descubre porqué las personas permanecen en su trabajo, te sorprenderás

¿Sabes por qué tu equipo de trabajo se queda en la empresa? ¿Se lo has preguntado? Seguramente, si no lo has realizado, te vas a sorprender de sus respuestas.

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Es de vital importancia conocer por qué las personas que colaboran en nuestros equipos de trabajo no buscan otro trabajo, o por qué aceptaron el que se les ofreció, ya que esta respuesta puede ser un detonador para conocer qué los motiva, qué los mueve y de alguna forma generar acciones para que las cosas sucedan.

Vas encontrar respuestas tal vez poco esperadas cómo:

  • Me queda cerca de mi casa
  • Porque tengo estacionamiento
  • A otras más profundas como:
  • El aprendizaje
  • Los retos que tengo
  • El ambiente de trabajo
  • Entre otros

Si bien es cierto que no existirá un motivo único, hay que buscar cuáles son los cinco motivos que los mantienen. Ese ejercicio puedes analizarlo para ver que acciones debes realizar como equipo, y a nivel individual.

Acciones directas
Si la respuesta que encuentras en tu gente, de manera generalizada se relaciona con los retos en el trabajo, tu labor será asegurar que la mayoría de las actividades que realiza tu equipo sean retadoras. Por ejemplo, si tu equipo está dedicado a las ventas, puedes poner metas del tipo:

  • Buscar clientes en industrias nuevas
  • Diseñar una oferta nueva
  • Disminuir los ciclos de venta de los productos actuales
  • Incrementar la cantidad de clientes nuevos
  • Incrementar la venta promedio por cliente

Si buscas retos para personas en áreas de finanzas puedes poner algunos como:

  • Disminuir los días para realizar el cierre
  • Incrementar la satisfacción de los clientes internos
  • Contar con acuerdos de niveles de servicio
  • Diseñar procesos que agilicen la operación
  • Contar con controles flexibles pero rígidos en su aplicación

¿Qué pasa si otro de los motivos por el que tus colaboradores permanecen es el ambiente de trabajo?, el líder debe de buscar qué es lo que definen como buen ambiente de trabajo, y generar actividades o acciones que permitan mantenerlo. Pueden ser:

  • Festejar los logros del equipo de trabajo
  • Saludar de mano y abrazo a cada uno de los miembros
  • Mindfulness en la oficina
  • Festejar los logros personales

Si bien es cierto que podemos encontrar muchos motivos por los cuales una persona permanece en el trabajo, observaremos que existe un tronco común y de motivo en las personas para permanecer, y salvo algunas opciones, no es el salario.

Realiza el ejercicio
Te invito a que hagas el ejercicio con todo tu equipo, que lo reúnas y les des una hoja para que te escriban, de forma individual, los cinco motivos por los cuales permanecen en el trabajo. Hazles conocer la importancia que no sólo tiene para ellos, sino para ti como líder del equipo.

Les mando un fuerte abrazo, les deseo que tengan una semana llena de la ternura de Dios, y recuerden que hoy es el mejor día de nuestras vidas.

Abrazos y Bendiciones

15 herramientas que te ayudarán a crecer tu negocio

En 1994 mi familia era dueña de una papelería y una electrónica, y cada día a las 7:00 de la noche mis padres hacían “el corte”, contabilizando de manera manual sus ingresos, su inventario, incluso su faltante. Las herramientas que utilizaban era una caja registradora y una calculadora. No teníamos página web, ni correo electrónico, pues en realidad no era necesario.

20 años después, todo evolucionó.

Hoy casi todo negocio necesita herramientas que lo ayuden a vender más, a organizarse mejor, y a innovar en su manera de hacer las cosas.

La siguiente lista representa algunas de las herramientas que más me gustan y que recomiendo utilizar a toda persona que tiene un negocio propio o que trabaja por su cuenta:

Para organizarte y administrarte mejor: Continue reading “15 herramientas que te ayudarán a crecer tu negocio”

Tal vez nos comunicamos pero ¿estamos de acuerdo?

Después de una pausa de una semana retomo la pluma digital que me permite estar en contacto con ustedes, en esta ocasión quiero compartirles lo que considero es una de las competencias vitales del ser humano y un gran diferenciador dentro de las especies que habitamos este planeta, la comunicación y coordinación.

Tanto en la vida personal como en la profesional la comunicación es un factor fundamental para lograr los éxitos o fracasos ya que esta la que determina el rumbo que tomamos.
Cuando hago actividades de consultoría y estoy diagnosticando la cultura de la empresa o simplemente tratando de aprender como es su cultura, una de las preguntas que realizo es sobre la comunicación, ¿Cómo es aquí la comunicación? Continue reading “Tal vez nos comunicamos pero ¿estamos de acuerdo?”