Algunos puntos a considerar en un Modelo de Gestión por Procesos

Desde hace más de 15 años que me he involucrado profundamente en temas de Gestión por Procesos, en algún Blog previo había compartido con ustedes las diferencias entre Administración de Procesos vs. Administrar por Procesos, y ahora quiero compartirles una reflexión que me ha pasado últimamente sobre el tema de Gestión por Procesos o Administración por Procesos.

Una vez que una organización asimila las implicaciones y beneficios de una administración basada en procesos, la tentación es seguir trabajando bajo la misma forma, es decir como tradicionalmente se gestiona, funcionalmente (verticalmente), pero ahora con procesos documentados sin lograr dar el paso a una organización que trabaja coordinada de forma horizontal. Por eso lo primero que por naturaleza se realiza es un proyecto para definir los procesos y de acuerdo al nivel de madurez de la organización, con respecto al tema de procesos, es el tipo y alcance que se le da al mismo.

Lo más común que nos encontramos es con proyectos de documentación y mapeo de procesos. Esa es la tentación e inercia natural: mapear, definir. Siendo honesto, dar este paso ya es un gran paso. El dedicar tiempo y presupuesto a tener documentado de una forma estándar y homologada lo que realizamos en la organización es un paso créanme enorme. Muy pocas organizaciones le dedican el tiempo suficiente y los recursos a contar con una metodología, equipo y proyectos para tener claro cómo se realizan las cosas y con ello tener un punto de partida para poder mejorarlas con mucha mayor claridad. Por lo tanto debemos de felicitar a todas estas empresas.

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Pincelando el futuro en las organizaciones

En mi vida en mis diferentes roles de consultor, coach, terapeuta, mentor, docente, padre, esposo y amigo, entre tantos roles que todos tenemos en la vida, es muy común encontrarme con procesos que son sistémicos, lo cual es natural, ya que el Universo en sí tiene comportamientos sistémicos, la vida tiene comportamientos sistémicos, las organizaciones y las personas tienen comportamientos sistémicos, donde las personas primeramente son impactadas por un sin número de sistemas alrededor y éstas impactan a las organizaciones, como dijera mi maestro de filosofía en la maestría de educación, estemos de acuerdo o no, nos guste o no.

Simplemente el comportamiento de nuestro astro rey impacta la vida de todo ser vivo de este nuestro planeta y de todos los planetas que componen nuestro sistema solar. Sabemos que tiene un comportamiento sistémico al día de hoy, por lo que podemos predecir las estaciones del año, anticipar que existen eras glaciares e incluso calcular eventos solares como son las explosiones solares.

Así como a niveles de física cuántica se vislumbran comportamientos sistémicos, es posible identificar en las empresas comportamientos que son sistémicos, teniendo impactos en los resultados de la misma, resultados de negocio, de ambiente de trabajo, de motivación, en la sociedad, entre muchos otros.

La cultura popular es sabía y tenemos múltiples refranes: si funciona no le muevas, si le funciona haga más de lo mismo, para qué cambiar si las cosas están bien, chango viejo no aprende maroma nueva. Estos refranes desde mi observador reflejan un entendimiento del entorno de forma sistémica.

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Administración por Procesos vs. Administración de Procesos

En mi vida como consultor, mentor y docente es muy común encontrarme con la confusión de la Administración por Procesos como la Administración de Procesos, o viceversa. Pareciera que es lo mismo, cuando en realidad son dos cosas similares pero no iguales, que en la mayoría de las ocasiones las intercambian o las utilizan de forma indistinta.

En la actualidad el mencionar o hablar de Procesos está muy presente en el lenguaje de las personas en las organizaciones, frases del tipo “verifica si el proceso cumple con lo que necesitamos”, “adecúen el proceso para que realice lo que debe de realizar”, “habla con las personas para que ejecuten el proceso”. En las frases anteriores hay una mezcla de conceptos que posteriormente abordaremos con mayor detalle. Lo que nos atañe en este artículo es identificar la diferencia de Administración por Procesos vs. Administración de Procesos.

El primero se refiere a la gran aportación de Porter sobre la cadena de valor donde una organización se gestiona a través de sus procesos de forma horizontal donde el cliente es la razón de sus procesos, donde la organización funcional se convierte en una red de colaboración.

El segundo, la Administración de Procesos, tiene dos vertientes. La primera y más común es el uso de procesos de forma vertical, del área, donde los procesos están diseñados para el área o función, no para la cadena de valor.

La segunda vertiente se refiere, y muy poco utilizada en la realidad, a la entidad o modelo de trabajo para gestionar la cadena de valor. Definitivamente el mundo se mueve hacia la propuesta de Porter cada vez con mayor fuerza, encontrando resistencias naturales de los modelos funcionales, ya que entre una de tantas características de un Modelo de Administración por Procesos, son las redes de colaboración que son la evolución del modelo funcional-jerárquico.

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Las nuevas generaciones tanto la Millenium, y más la Z, nacieron ya bajo los modelos de redes de colaboración que las organizaciones. Entiéndase las personas que gestionan a dichas organizaciones van a cambiar de forma natural en algunos casos si están listos para el cambio, o puede ser muy doloroso sino aceptan que el mundo de la gestión está dando un giro.

Muchos de los negocios que se abren actualmente ya están naciendo bajo esquemas de trabajo de redes de colaboración, por lo que migrar o implementar el Modelo de Administración por Procesos va ser muy simple.

Otro de los aprendizajes importantes que habla de procesos y mencionarlo, e incluso tenerlos documentados, no implica que trabajemos en un modelo de Administración por Procesos bajo el precepto de la Cadena de Valor centrado en el cliente de Porter. En la mayoría de los casos estamos trabajando en modelo de Administración de Procesos.

Unas de las pistas para identificar bajo qué modelo está la organización es escuchar las conversaciones de los miembros de la organización, si en las conversaciones se utilizan palabras o frases como las siguientes:

  • Mi jefe me indicó.
  • Es que el área de logística no cumplió.
  • Es que el departamento de servicio no quiere asistir.
  • Es que los procesos del departamento de producción son los mejores.
  • Mi función tiene esas responsabilidades.

Estas frases u otras que se refieran más a los modelos de gestión de Administración de Procesos.

Ahora si esas frases son como las siguientes:

  • Mi líder de proceso me indicó.
  • Es que el proceso de logística no cumplió.
  • Es que el equipo de procesos de servicio no quiere asistir.
  • Es que los procesos de producción son los mejores desplegados.
  • En mis responsabilidades están esos

Este tipo de frases se refiere más a un modelo de Administración por Procesos.

Te agradezco que me leas, espero tus comentarios para seguir debatiendo en este apasionante mundo de Administración por Procesos. Te deseo que tengas un excelente día, bendiciones para todos.

Tus pensamientos se convierten en realidad; selecciona los mejores.

Emilio

emilio.torres@deho.mx

Quiero pensar que soy útil todavía …

Hace un par de semanas

Esa fue la expresión que me indicó una mesera hace un par de semanas y me dejó simplemente con la boca abierta.

Comparto un poco el contexto. Hace un par de semanas fui a un restaurante donde ya no se requiere prácticamente al mesero para ordenar. La mesa cuenta con una Tablet la cual tiene el menú, la explicación detallada, sugerencias, y cuenta con la función de poder “agregar” el platillo a tu carrito como cualquier aplicación de correo electrónico.

Al finalizar la selección de los platillos, se solicitan y se mandan a la cocina para su elaboración. Prácticamente bajo este modelo lo que se requieren son más garroteros que meseros.

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Para el pago se realiza a través de la Tablet. Tiene el dispositivo para “pasar” tu tarjeta sin intervención de cajeros, ni meseros, y requiere un menor uso de dinero en efectivo.

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DEHO publica ibook “Gestión del Cambio”

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Gestión del Cambio

Una estrategia integral, paso a paso.

Nos es muy grato compartirles que el pasado 15 de Julio, DEHO publicó en el iBooks Store de Apple el iBook “Gestión del Cambio” escrito por Emilio Torres Flores.

El presente libro refleja un compendio de mejores prácticas sobre la Gestión del Cambio que son el resultado de años de Experiencia en Acción en proyectos donde se han aplicado.

El material que podemos encontrar durante la lectura del libro permite al lector de una forma simple:

  • Elaborar una Estrategia de Gestión del Cambio
  • Identificar los puntos a considerar en un proceso de cambio o evolución para su organización
  • Contar con herramientas e ideas prácticas que puede poner en marcha de forma inmediata
  • Sensibilizarse de la importancia del cambio y de su gestión

El iBook Gestión del Cambio fue diseñado y desarrollado para plataformas Apple por lo que se puede leer en iPads y equipos Mac, y se encuentra disponible en el iBooks Store en la siguiente liga.

 

 

Aspectos que evalúa un líder de sus colaboradores de manera inconsciente

En esta semana un muy buen amigo me preguntó, ¿Qué necesito para ser ascendido? Él tiene un muy buen nivel dentro de la organización donde labora. En mi entendimiento tiene buenos resultados, está bien posicionado, bien evaluado. Entonces las variables pueden ser otras para que las personas puedan lograr ese crecimiento que buscan.

La respuesta a esa pregunta puede tomar varias líneas las cuales todas son válidas. La primera línea que puede tomar es cuáles son tus resultados de negocio, tu cumplimiento de objetivos y metas. Usualmente quien realiza la pregunta, por su nivel ha cumplido con esos puntos y los ha superado en la mayoría de los casos, por lo que abordar esta línea puede terminar en un callejón sin salida porque ya logré y ya superé todo lo establecido, usualmente para poder dar más requiero estar en el siguiente nivel dentro de la organización.

Otra de las líneas que puede tomar la respuesta es qué tan grande es tu unidad de negocio con respecto a tus pares, y usualmente son más o menos del mismo tamaño, por lo que entrarle a este tema también pudiera concluir en otro callejón sin salida en el cual pudiera trabajar en caso de que las unidades de negocio o responsabilidades sean diferentes. Claro está que el crecimiento en la organización está relacionado con el tamaño de negocio que tengo y cómo lo he crecido, y cuánto más lo pudiera crecer en el siguiente nivel.

Como el tema de metas y objetivos, y el de crecimiento en ventas, no eran los factores en su caso, me metí a darle una respuesta más del lado humano que definen quién puede o no crecer en una organización, incluso en algunos casos sin tener los otros dos puntos cubiertos al 100%.

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De Kishore Shahani, aprendí hace algunos años que era muy importante tener una evaluación muy simple sobre las personas con lo cual como directivo te da certidumbre del equipo que colabora contigo. El me enseñó que a las personas las podemos evaluar por:

  • Confianza.
  • Respeto.
  • Honestidad.

Ese aprendizaje me ha funcionado a lo largo de mi carrera profesional, me ha facilitado de una forma muy rápida y sencilla en poder identificar a las personas tanto de mi equipo como de otros equipos. Es claro que no es una evaluación infalible, pero ayuda mucho.

Dado mi interés en el comportamiento humano y mi propia experiencia, esas variables las he modificado un poco a las siguientes:

  • Confianza.
  • Transparencia.
  • Respeto.
  • Compromiso.
  • Capacidades.

Y las cambié porque me di cuenta que, como ser humano, evaluamos de manera natural a las personas en estos aspectos, nos demos cuenta o no. Todo ejecutivo evalúa en su interior a su equipo en esas variables de forma inconsciente la mayoría de los casos, sobre todo en aquéllos en que se asignan responsabilidades o proyectos en el día a día.

A quién no le ha tocado estar en una empresa y que le pidan realizar algo que no tiene nada que ver con sus “responsabilidades”, o ver que les asignan a ciertas personas siempre las cosas “importantes”.

Todas las organizaciones tienen “misiones especiales”, que son aquellos proyectos específicos o situaciones que se presentan que deben de ser resueltos, y da la casualidad que existen personas que siempre les “toca” tomar cargo y resolver eso. Incluso en algunas organizaciones que he conocido hay personas que toda su vida profesional en esa organización se la han pasado de “misión especial, en misión especial” y siempre las personas se preguntan qué “puesto” tendrá esa persona, que no tiene una responsabilidad operativa, pero está en todo.

Esas personas se han posicionado en las personas dentro de los aspectos de confianza, transparencia, respeto, compromiso y capacidades.

Les comparto mi definición para estos aspectos que estoy compartiendo.

 

Confianza

Es la capacidad más importante que valora un directivo. Deposita su confianza en las personas aquellas responsabilidades especificas donde la persona puede o no tener el dominio técnico, pero tiene la confianza en que la persona cumplirá las responsabilidades, además de que lo mantendrá informado. La confianza es la suma de todas: si hay una falla en la confianza, automáticamente se cae el resto sin importar qué bien posicionado esté en los otros puntos.

 

Transparencia

Originalmente este comportamiento Shahani  lo definió como Honestidad, y tiene que ver mucho; en el tiempo yo lo he evolucionado a Transparencia. Honestidad es un valor, se es o no se es honesto, y en mi experiencia se puede ser honesto, pero no transparente. Lo que los directivos en realidad valoran es la transparencia, incluso de aquellas personas que no están de acuerdo con su liderazgo o sus decisiones, pero que se lo dices en el lugar y de la forma adecuada siendo transparente con él; eso lo valora y comprende un buen líder. Transparencia se refiere también a no tener agendas ocultas, que las personas tienen siempre las cartas sobre la mesa, no hay secretos, comparten información, dan los resultados como son, comunican las situaciones dentro de su organización, entre otros temas. No se requiere andar realizando una arqueología de información para conocer cómo es la realidad en su organización.

 

Respeto

Tiene múltiples aristas, una de ellas es: el directivo valora que sus colaboradores, saben el momento y el lugar donde lo confrontan a él. En otras palabras, saben cuidar las formas al momento de cuestionar y dar retroalimentación de su labor y decisiones. Incluso valora que lo reten con respeto, no se trata de que le digan que sí a todo, pero siempre existen formas de cómo realizar ese debate de ideas.

Otras de las aristas es que el directivo lo respeta porque reconoce las capacidades y los logros del colaborador, en los diferentes ámbitos, conocimientos, liderazgo, resultados, entre muchos otros.

 

Compromiso

Es la competencia de cumplir promesas. El directivo valora el nivel de cumplimiento de las promesas establecidas con él por parte de la persona. El cumplimiento de promesas es un factor importante para lograr la confianza, nuestro primer punto. Mientras el nivel de cumplimiento de promesas sea lo más alto posible, muy seguramente tendremos un buen nivel de confianza.

 

Capacidades

Finalmente existe un factor que tiene que ver con las competencias y habilidades que el directivo reconoce de sus colaboradores de forma individual, por lo cual puede delegar responsabilidades que requieren cierto conocimiento especifico. No deja de ser muy relevante en algunas organizaciones el contar con ciertas capacidades especificas y sobre todo que las personas reconozcan a las personas con estas capacidades.

 

Al compartirle esto a mi amigo se dio cuenta que todos los colaboradores de su líder cumplen con los cinco puntos que estoy comentando. Lo importante es que no se trata de cumplir sino de incrementar cada uno de estos. Le comenté que si todos los colaboradores no cumplen con un nivel aceptable estos puntos, ya no serían colaboradores de su líder.

 

Algo que es muy relevante es que la confianza es el preponderante, es el que domina: si se rompe esa liga, el resto bajan de importancia. Lo que sí es cierto es que los otros cuatro incrementan esa confianza con el líder, y por lo tanto pueden romperla o disminuirla. Al final del camino somos seres humanos y las decisiones las tomamos la mayoría de las veces con el instinto, con ese sexto sentido que ronda y que es influenciado por las emociones y estados de ánimo. El que una persona genere confianza en otro, genera las emociones e influye en el estado de ánimo de los que toman las decisiones al momento que toman las decisiones.

 

En otras palabras, a quien va seleccionar un directivo de una terna de sus colaboradores, muy seguramente será el que mas confié, el que le dé más confianza de que va a dar los resultados que el requiere. Eso no significa que en los otros dos no confíe; simplemente confía un poco menos.

 

Realiza un ECOI (entrevista con el otro interiorizado) donde evalúes cada uno de los cincos aspectos como si fueras tu líder, pensando que si le preguntamos a tu líder sobre esos puntos qué contestaría. Puedes usar la escala que gustes, pero una rápida puede ser del 1 al 10 u otra más sencilla, de Bajo, Bueno, Alto.

 

De acuerdo a lo que encuentres podrás trabajar en cómo incrementar esos resultados, que todos deben de conllevar a incrementar esa confianza. Para un líder evaluar estos aspectos de manera consciente le ayuda a tomar decisiones y le permite conformar equipos de trabajo de alto desempeño. Espero que les sea de utilidad este aprendizaje que hemos obtenido a través de nuestra Experiencia en Acción.

 

Te deseo que tengas un excelente día, bendiciones para todos.

 

Tus pensamientos se convierten en realidad; selecciona los mejores.

 

Emilio

 

 

Nueva oferta de servicio: GaussSoftPAS, Analítica y Rentabilidad de Costos

 
Se une a la comunidad GQS Business Groupempresa de consultoría especializada en el incremento en la rentabilidad y en la optimización de costos de las empresas.
GQS es GaussSoft en México, representando las soluciones analítica de vanguardia de la suite Guass en esta región. Dentro de sus soluciones se encuentra GaussSoftPAS, solución de análisis que facilita la gestión de costos dando información precisa y de alto valor para hacer diferentes tipos de análisis que llevan a una toma de decisiones con impacto directo en la rentabilidad del negocio.
GaussSoftPAS es una solución madura con más de 19 años y más de 100 clientes implementados. Las más recientes implementaciones en Monterrey han sido en el Hospital Christus Mugerza y Pastelería Lety.
Algunas ventajas y beneficios inmediatos que obtienen las empresas al implementar GaussSoftPAS son:
  • Obtienen información precisa de costos y rentabilidad para diferentes tipos de análisis que guía a decisiones de alto impacto en los resultados del negocio
  • Les ayuda a identificar pérdidas y ganancias ocultas (Servicios, productos, clientes, zonas, canales rentables y no rentables)
  • Les da los elementos de costos fijos, variables y rentabilidad por cliente, línea de producción, etc., fundamentales para las estrategias de precios, cotizaciones y negociaciones.
  • Da la capacidad a los directivos para tomar decisiones mas precisas sobre las diferentes unidades de negocio, pero sobretodo de forma anticipada.
  • Permite impulsar Unidades de Negocio, Servicios y/o productos generando impactos positivos en el negocio.
Con esta alianza DEHO fortalece su oferta de Consultoría, brindando servicios integrales a todos sus clientes.
Mayor información sobre GQS Business Group y su solución GaussSoftPAS se encuentra disponible en esta liga:

http://gqs.com.mx/marketing/gauss_soft/general/#home

O envíanos un correo a mercadotecnia@deho.mx

Nueva Oferta DEHO: Modelos de Gobierno de TI

Se integra a la comunidad DEHO:

De la Garza e Hidrogo Consultores, S.C. (DGHC)

 DGHC

Nos da mucho gusto compartirles la alianza entre De la Garza e Hidrogo Consultores, S.C. y DEHO.DGHC es una empresa especializada en el establecimiento de procesos y modelos de Gobierno de TI en las organizaciones, entre las cuales se encuentran: ABA Seguros, AFIRME, Banamex, CEMEX, GNC, Grupo CUPRUM, ELEKTRA, PEMEX, SORTEOS TEC.

Con esta integración, DEHO amplía su oferta de negocio en servicios de Consultoría, apoyando a organizaciones públicas y privadas en el establecimiento de modelos de gobierno corporativo y de TI, así como en el diseño e implantación de procesos, sustentados en las mejores prácticas de la industria.

Otros servicios que forman parte de esta integración son:

  • Definición, Análisis y Diseño de soluciones estratégicas y operativas a problemáticas existentes, a través de la integración de mejores  prácticas de la industria.
  • Evolución de la gestión de las áreas de TI mediante la implementación de soluciones que apoyen la gobernabilidad institucional, la mejora continua del proceso, la optimización de la infraestructura y la medición de su desempeño.
  • Implementación de nuevos servicios de TI de acuerdo a cambios en los requerimientos de negocio, trasladados de forma efectiva.

Para conocer más sobre DGHC y su visión, te invitamos a acceder a la entrevista que se hizo con su director Reynaldo de la Garza.

http://www.deho.mx/entrevista-con-reynaldo-de-la-garza-dghc/

Entrevista con Reynaldo de la Garza (DGHC)

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Reynaldo de la Garza, director de la empresa De la Garza e Hidrogo Consultores, S.C. (DGHC)

DEHO: Hola Reynaldo, ¿nos pudieras platicar un poco más de la oferta de DGHC?

Reynaldo: Apoyamos directamente a las organizaciones en la optimización de sus procesos de negocio, con la coordinación de grupos de interés entre las diferentes funciones de una organización y el área de TI, sustentado en las mejores prácticas. Aseguramos una implementación y homologación entre los procesos de acuerdo a sus requerimientos y necesidades estratégicas y operativas para generar un mayor valor.

DEHO: ¿Cómo colaboran con sus clientes para homologar sus procesos y generar mayor valor?

Reynaldo: Realizamos un análisis de los requerimientos y necesidades del negocio. Detectamos las áreas de oportunidad y priorizamos las más apremiantes. Creamos equipos de trabajo o colaboramos con los ya existentes para la eficiente obtención de resultados. Colaboramos en las diferentes áreas de la empresa para el cumplimiento de los objetivos comprometidos.

DEHO: ¿Cuáles son los principales retos para la implementación de Modelos de Gobierno de TI?

Reynaldo: Convencer a las organizaciones sobre el valor de implementar un nuevo modelo de trabajo. La capacitación de los equipos de trabajo para la aceptación del cambio. El establecer una estrecha relación entre los procesos del negocio y los de TI para mejorar la colaboración y crear expectativas claras entre sus clientes y usuarios.

DEHO: ¿Cual consideras que es su principal diferenciador?

Reynaldo: Experiencia teórica y práctica, así como certificaciones en las mejores prácticas de la industria para diseñar e implementar soluciones para el negocio con una alineación integral del área de TI. Contamos además con un esquema claro para la toma de decisiones sobre los procesos de la organización e innovaciones que se deben incorporar.

DEHO: Finalmente, ¿cuáles son los principales beneficios que buscas al hacer alianza e incorporarte como miembro de la comunidad DEHO?

Reynaldo: Generar sinergia entre diferentes grupos de profesionistas calificados para proporcionar a nuestros clientes soluciones integrales y brindar soluciones completas.

Nueva Oferta DEHO: Evaluación y Control de Confianza en los negocios

Se une a la comunidad DEHO, empresa certificada y especializada en México en el uso de tecnologías de Polígrafo y “Eye-Detect”. Con esta integración, DEHO amplía su oferta de negocio en servicios de Capital Humano, apoyando a todas aquellas organizaciones públicas y privadas que busquen ser más asertivos en sus procesos de incorporación de personal confiable y competente.

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La evaluación permanente en los empleados además de ayudarnos a identificar estados de ánimo, desempeño y capacidad, nos ayuda a disminuir los riesgos en las organizaciones por fraudes, robo de información, beneficios ilícitos, entre otros. Las evaluaciones de control de confianza nos permiten también ser más eficientes y asertivos en la selección de nuestro personal durante el proceso del pre-empleo.

Otros servicios que forman parte de esta integración son:

  • Atracción del Talento: Diseño de Perfiles de puesto, Reclutamiento Ejecutivo, Reclutamiento Masivo y Reclutamiento Parcial
  • Evaluaciones de Poligrafía: Evaluación Pre-Empleo, Evaluación de Permanencia, Evaluación Específica.
  • Estudios de Entorno Social
  • Estudios Medico-Toxicológicos
  • EYE-DETECT

Mayor información sobre esta cartera de servicios da clic en nuestra página web:
http://www.deho.mx/comunidad/capital-humano/